En esta ocasión les traigo una Agenda en Excel, es la nueva aplicación que he diseñado para el control de eventos, juntas, programación de cuentas por cobrar y por pagar, con esta app podrás ver las actividades programadas según la fecha en que se debe cumplir.
Esta aplicación te ayudara de una manera muy practica y sencilla a mantener el control sobre tus actividades programadas, solo tienes que registrarlas y asi podrás verlas en tu panel de acuerdo a la fecha, ademas podras cambiar su status cuando esta sea cumplida.
Con esta agenda en excel básicamente tendrás a la vista las actividades que coincidan con las fechas de la semana en turno, aunque puedes moverte hacia otras semanas hacia adelante o atrás para ver las actividades pendientes de esas fechas.
Como se muestra en esa imagen, en la fecha que corresponda aparece la actividad en cuestión, ya sea una junta o facturas por pagar y cobrar.
Programar actividades en la agenda
Para esto hay un formulario donde ingresaras los datos del evento, junta, factura por cobrar, factura por pagar.
Los datos obligatorios en ese formulario son el nombre, que puede ser de tu proveedor, cliente o con quien te vas a reunir, la fecha, puedes poner de una vez la fecha de vencimiento, el importe si es factura y el evento si se trata de alguna junta o cualquier otra cosa que puedas expresar en texto.
La referencia te puede servir si el evento va ligado a un documento, como el numero de factura por ejemplo, si es que estas programando el pago o cobro de la misma.
Los días son por si acaso quieres indicar los días que faltan para el evento a partir de la fecha que ingresas, también puede ser los días de crédito de la factura.
Cuando haces un registro, esa información se almacena automáticamente en una base de datos con el status de Pendiente, así mismo en ese momento se actualiza tu agenda.
Moverse entre los días de la agenda.
En tu hoja de agenda hay unos botones que sirven para moverse por rangos de semanas completas, el botón Atrás sirve para ir una semana atrás de la que en ese momento esta en pantalla, el botón Adelante es para ir una semana adelante, el botón Reset sirve para volver a la semana actual.
Cada vez que te mueves ya sea adelante o atrás, de manera automática se actualiza la agenda y podrás ver en pantalla los eventos que coincidan con esas fechas.
Cambiar el status de los eventos
Cuando un evento se ha cumplido, puedes cambiar su status para que ya no salga en tu agenda, para ello solo debes dar doble click donde aparece la actividad en cuestión ( la celda que tiene fondo amarillo ), de ese modo se muestra una ventana con la información de esa actividad, solo debes activar la opción “OK” en la parte de abajo y click en actualizar.
De ese modo, en la base de datos el status de esa actividad cambiara a OK y ya no se mostrara en la agenda.
Eliminar actividades que ya fueron cumplidas
Si lo deseas, puedes eliminar de tu base de datos aquellas actividades que ya se han cumplido, esto puede ser bueno cuando tienes una gran cantidad de registros, pero es opcional.
Para esto simplemente tienes que dar click en el botón “Depurar BD” desde la hoja de Agenda.
De ese modo se eliminan de la base de datos todas aquellas actividades que estan marcadas como OK.
Como puedes observar, esta app es muy fácil de manejar y muy potente, es una manera muy practica de tener control sobre tus tareas programadas en el trabajo.
Excelente ejercicio.
Organiza muy bien los movimientos.
Saludos.
y gracias por compartirlos.
Danilo