Realizar una búsqueda en una tabla de excel puede ser un tanto frustrarte en algunos casos, sobre todo si tienes una tabla de datos muy grande, ademas esto puede ser peor cuando esa tabla no esta debidamente ordenada, los formatos contables en excel suelen contener una gran cantidad de datos, así que seria interesante poder simplificar las búsquedas.
En esta ocasión te mostrare como hacer un buscador con formulas de excel, la idea es que al seleccionar un código de empleado desde una lista desplegable, automáticamente muestre los datos relacionados, incluso iré un paso mas y te enseñare como hacer que también se muestre la foto del empleado.
1.- La base de datos.
Lo primero es tener una base de datos bien estructurada, básicamente debemos poner los nombres de campo en la primera fila, uno por cada columna, el primer campo debería ser el dato clave, mismo que puede ser el código de empleado.
Si observan en la imagen, por cada registro puse una foto, esa fotografía debe ser del empleado en cuestión, es importante que la imagen no sea mas grande que la celda que le corresponde, esto nos servirá posteriormente en el buscador.
2.- Poner un nombre al rango de datos.
En el buscador usaremos la función BUSCARV, esa función requiere de un rango o matriz para realizar la búsqueda, para facilitar esto, es buena idea ponerle un nombre a ese rango donde realizara la búsqueda.
En este caso le he puesto un nombre de rango dinámico, esto es, cuando la base de datos crece, el nombre de rango tomara en cuenta esos nuevos datos, de ese modo no sera necesario reajustar manualmente el rango al que se refiere el nombre.
Pasos para poner un nombre con rango dinámico.
1.- Click en menú Formulas
2.- Click en Administrador de nombres.
3.- Click en Nuevo.
4.- Poner el nombre deseado, ejemplo: bdregistros
5.- En se refiere a, poner esta formula: =DESREF(bd!$A$2,,,CONTARA(bd!$A$2:$A$1048576),10)
6.- Aceptar.
3.- Programar el buscador.
Primero debemos hacer el diseño, en este caso he usado la técnica descrita en el post sobre como hacer un diseño de factura,
Aquí la clave estará en el código del empleado, esa sera la base de todo, en este caso pondremos una lista desplegable en ese campo del formato.
Cada vez que se seleccione un empleado, los datos relacionados deberán mostrarse en los campos que hayas puesto en el formulario, también debe mostrarse la foto del empleado en cuestión.
La formula.
=BUSCARV($J$4,bdregistros,2,FALSO)
Con esa formula se obtienen los datos relacionados con el código de empleado, solo tienes que cambiar el numero de columna que corresponde al dato que deseas mostrar, en ese caso aparece el dos, porque se desea mostrar el nombre del empleado, el dos representa el numero de columna dentro de la base de datos donde esta el nombre del empleado.
=BUSCARV($J$4,bdregistros,6,FALSO)
Esa formula nos devuelve el sueldo del empleado, en la base de datos, el sueldo esta en la columna 6.
Mostrar la foto del empleado.
Lo primero es poner un código de empleado en el campo correspondiente.
El la base de datos debemos poner un nombre a cada celda donde estan las fotos de los empleados, ese nombre de celda debe ser igual al dato clave, en este caso puede ser el código de empleado, para esto solo debemos seleccionar la celda donde esta la foto, ir al cuadro de nombres y teclear el nombre.
Luego debemos poner cualquiera de las fotos de los empleados en el campo que corresponde en el formulario de búsqueda, después vamos a administrador de nombres/ nuevo/ en nombre ponemos “imagen” sin las comillas/ en se refiere a, ponemos esta formula: =INDIRECTO(Busqueda!$J$4)
En esa formula ustedes deben sustituir $J$4 por la referencia a la celda donde ponen el código de empleado dentro del formulario de búsqueda.
Posteriormente debemos seleccionar esa imagen que pusimos en el buscador y en la barra de formulas poner =imagen
Esta misma técnica para buscar imagen con formula, pueden verla en el post ( buscar imagen con formula y macro )
Y así de simple tendrán un buscador con formulas excel, este buscador es especial ya que también busca y muestra una imagen relacionada, es especialmente útil para fichas técnicas o para mostrar imágenes de productos de almacén entre otras muchas opciones.
Descargar buscador con formulas excel