Conciliacion bancaria en excel

A continuación te presento la nueva versión de la aplicación para conciliación bancaria en excel, esta nueva versión tiene un nivel de automatización avanzado, se concilian los registros de manera automática y los reportes se generan con un click.

Principales Características

1. Menú con acceso a todas las funciones de la app.
2. Base de datos donde se pueden almacenar movimientos de diferentes meses y años.
3. Con un click se extraen los datos del mes y año a conciliar ( los que están en las bases de datos ).
4. opción de ordenar movimientos en relación a su cantidad “de menor a mayor” ( facilita el proceso ).
5. Con un solo click se ejecuta el proceso de conciliación.
6. Columna para el conteo del numero de veces que aparece cada movimiento.
7. Opción para ejecutar un conteo.
8. Opción para conciliar todo y des-conciliar todo.
9. Botón para generar tablas de movimientos en conciliación ( libros y Bancos ).
10. Con un click genera el típico reporte de conciliación.

Menú Principal

Desde el siguiente menú se tiene acceso a todas las funciones de la app,  son procesos de un solo click, así que no hay mayores complicaciones para operar esta app, salvo los pasos donde debes hacer revisión manual, pero el trabajo duro lo hace la app al dar click en la opción requerida.

Bases de datos

Las bases de datos son las hojas donde se van agregando los movimientos bancarios de cada mes ( bancos y libros ), no importa si son de diferentes años, aunque si lo deseas puedes manejar archivos separados para cada año.

Extraer datos a conciliar

Aunque todos lo movimientos están tanto en la base de datos de bancos y libros, para iniciar una nueva conciliación solo tienes que abrir el menú, seleccionar el mes y año a conciliar y dar click en extraer datos, de este modo se copian los datos de BDBibros y BDBancos a las hojas “Libros, Bancos”.

Ordenar movimientos en conciliación

Esta app cuenta con una función para ordenar de menor a mayor los registros ( en base a las cantidades ), aunque la app hace la mayor parte del trabajo al momento de conciliar los movimientos de los registros extraídos, seguramente sera necesario un proceso de análisis manual para algunos movimientos, principalmente cuando hay cantidades repetidas, para esos casos es mejor poder trabajar con las cantidades en orden “menor a mayor”, visualmente es mas practico para identificar las cantidades rápidamente.

Proceso de conciliación

Sabemos que el proceso de conciliación es algo simple, es decir, solo se trata de verificar si cada movimiento registrado en bancos esta registrado también en libros, el que sea simple no significa que sea fácil, eso dependerá del volumen de movimientos, es en este punto donde esta aplicación se vuelve de gran ayuda porque con un simple click obtienes casi todo el trabajo de conciliar cada movimiento.

No todo el trabajo lo hace la app, evidentemente sera necesaria la intervención de una persona para ciertos casos, por ejemplo:

Cuando hay movimientos repetidos, es posible que algunos de ellos en realidad no estén correspondidos, esto a pesar de que la app los marque como conciliados, es entonces donde deberás intervenir para decidir cuales si corresponden y cuales no, la app te ayudar en parte para esto porque esos movimientos aparecerán marcados en fondo amarillo y con un indicador del numero de veces que aparecen en la otra tabla de datos.

Columna de conteo

Como se indico en el punto anterior, hay una columna donde se indica el numero de veces que aparece cada movimiento en su tabla opuesta “contra la que se concilia”, esta columna es de vital importancia para los casos donde hay que verificar manualmente algunos registros, esto porque se marcan de fondo amarillo los registros que potencialmente podrían no estar correctamente conciliados.

Ejecutar conteo de conciliación

Si luego de la revisión manual haces cambios en las tablas, como eliminar registros por ejemplo, luego de hacer todos esos ajustes manuales, se debe dar click en “Ejecutar conteo”, esto con el fin de re-calcular la columna de conteo y ver como queda finalmente, ademas, si en esos cambios manuales des-conciliaste o conciliaste algunos registros, al ejecutar el conteo se cambia el formato de esos registros, pone en rojo los no conciliados y quita el fondo rojo a los conciliados.

Conciliar todo y des-conciliar todo

Esta función permite ya sea marcar todos los registros como conciliados o como no conciliados, esto es útil cuando de antemano ya tienes plenamente identificados los registros que quedaran en conciliación, es decir, das click en conciliar todo y luego des-concilias los que ya sabes que no están correspondidos.

Si en la parte de la revisión manual te das cuenta que cometiste errores al conciliar o des-conciliar, pero no sabes bien donde están los errores, quizá sea mejor iniciar de nuevo, en ese caso puedes dar click en des-conciliar todo.

Movimientos en conciliación

Una vez que realizaste la revisión de los movimientos, da click en la opción “Mov. en Conciliación”, este proceso genera las tablas de movimientos no correspondidos ( Libros y Bancos ).

Procesar conciliación

En este punto es la culminación del proceso, al dar click en “Procesar conciliación” se genera el típico reporte de conciliación, pero incluso en este punto puedes regresar para hacer mas ajustes y dar click de nuevo en “Mov. en Conciliación” y “Procesar conciliación”.

Al procesar la conciliación en realidad se generan dos reportes, uno es general y el otro es con detalle de los movimientos que quedan en conciliación.

Reporte general de conciliación

Reporte detallado de conciliación

Como has podido observar, con esta app te evitaras esa tediosa labor de marcar uno a uno los movimientos tanto en libros como bancos, el 90 % del trabajo lo hace la aplicación con unos cuantos clicks.