Control de CFDI – XML en Excel ( Actualizado a CFDI 3.3 )

El manejo de los archivos XML y PDF de los Comprobantes Fiscales Digitales ( CFDI 3.2 y 3.3) puede llegar a ser un dolor de cabeza enorme, sobre todo si no se es ordenado en cuanto a la distribución de las carpetas y archivos en nuestra computadora, es elemental tener una buena estructura de los directorios donde se manejaran estos datos.

A pesar de lo problemático que puede llegar a ser el manejo de esos archivos, al mismo tiempo se tiene la oportunidad de mantener un control increíblemente sencillo y practico, esto de entrada por el hecho que ser documentos digitales, es decir, mediante programacion se pueden ordenar esos archivos en forma de lista extrayendo la respectiva informacion de cada uno de ellos.

Precisamente es lo que hace esta app que he desarrollado ( Control de CFDI en Excel ), con un simple clic se genera la lista de XML y PDF de cada uno de los CFDI que se tengan ya sea en uno o diferentes directorios, de tal forma que luego desde la misma hoja de calculo se puede llamar a esos archivos para visualizarlos en pantalla, ademas de poder ver los detalles de cada uno de ellos en esa misma hoja.

Menú Principal de la App

Esta aplicación cuenta con un menú integrado en la cinta de opciones de excel, esto hace que su manejo sea muy practico y adaptado a la misma interfaz de excel.

Datos de la Empresa

En la hoja de inicio se ponen los datos de la empresa.

Definición de rutas donde estarán los CFDI y PDF ( Opcional )

Desde un un formulario se definen las rutas donde se contendrán los CFDI de clientes y proveedores, esta configuración es opcional, si se hace, al momento de ejecutar los procesos se buscaran y procesaran los CFDI contenidos en esos directorios.

Procesar CFDI clientes y proveedores

Al dar clic en CFDIs Clientes y CFDIs Proveedores, automáticamente se analizan y procesan los archivos contenidos en los directorios previamente indicados.

Seleccionar otros directorios

Si no se definen directorios en la configuración, al momento de ejecutar el proceso de CFDIs Clientes y CFDIs Proveedores, saldrá una opción para indicar el directorio de donde queremos procesar los CFDI, es decir, podremos procesar archivos de diferentes directorios, esta seria la opción correcta si vas a manejar estos archivos CFDI en múltiples carpetas.

En esta ultima opción es necesario seleccionar los archivos que se van a procesar, puedes presionar CONTROL – E para seleccionar todos los archivos de la carpeta activa y luego clic en aceptar para iniciar el proceso.

Carga automática de datos

Al procesar los archivos, de manera automática se almacenan los datos tanto en la lista de CFDIs Clientes, CFDIs Proveedores, al igual que los catálogos de Clientes y Proveedores.

Abrir XML y PDF desde la misma lista Excel

Desde la misma hoja de calculo es posible abrir tanto el XML como el PDF correspondiente a cada uno de los documentos procesador, apra ello solo basta con posicionarse en la fila que corresponda al archivo que deseamos abrir y dar clic en “Abrir XML” o “Abrir PDF”.

Esta funcionalidad es especialmente útil, sobre todo tomando en cuanta que por lo general se suelen tener enormes cantidades de estos archivos, así que ahora ya no sera necesario ir a las carpetas y buscar el archivo para abrirlo,

Aplicar filtros a los CFDI procesados

Aunque el simple hecho de tener los CFDI en forma de lista ya es una enorme ventaja, también en cierto que al tener cientos o miles de ellos se vuelve muy difícil la búsqueda de los mismos, para resolver esto he incluido una función que permite filtrar estos documentos en base a diversos criterios.

En ese formulario podemos seleccionar múltiples criterios tanto para los CFDI de clientes como proveedores, de tal modo que se obtiene un reporte con los registros que cumplan con esos criterios seleccionados.

Ademas de poder mostrar registros filtrados, desde ese mismo reporte podemos abrir tanto el XML como el PDF de cada uno de esos CFDI, simplemente seleccionamos la fila correspondiente y Clic en abrir XML o PDF.

Eliminar bases de datos

En caso de ser necesario, podemos eliminar la informacion que esta almacenada en cada una de las bases de datos, para ello solo presionamos Eliminar Data desde el menú superior de la app.

Como puedes ver, el manejo de esta app es sumamente sencillo, pero lo mas importante es que has podido constatar la enorme ayuda que sera para ti el poder manejar y administrar estos archivos de una forma centralizada y automatizada.