Ahora vamos a ver como realizar cálculos anuales, en este curso de excel hemos visto varios ejemplos usando fechas, de echo es uno de los parámetros mas usados al manejar registros y estadísticas en excel, sobre todo en formatos contables, aunque es muy difícil encontrar algún tipo de registro estadístico que no contenga fechas.
En este caso lo que buscamos es obtener estadísticas de acuerdo al año de la fecha de los registros, si se tiene un registro de ventas, es bueno poder obtener rápidamente la suma de ventas realizadas en cierto año, contar el numero de ventas que se realizan cada año, porcentajes de ventas, pero lo importante es poder hacerlo con el minino esfuerzo, si tienes una gran cantidad de datos, es posible que pienses que sera toda una odisea el poder consolidar la información y obtener esas estadísticas, pero realmente es muy sencillo con las formulas que veremos a continuación.
1.- Obtener el año al que corresponde un registro de ventas.
Como se ha comentado antes, en la mayoría de los casos los registros tienen un dato que los identifica por la fecha, así que usaremos esa fecha para para determinar el año al que corresponde, evidentemente al ver la fecha es sencillo saber a que año corresponde, pero aquí la idea es obtener solo el año en una celda.
=AÑO(A1)
Con esa simple forma obtenemos el año de la fecha que esta en la celda A1 , eso es mas que sencillo, pero nos servirá para realizar cálculos con matrices completas, que finalmente es la idea, poder analizar toda una matriz de datos en una sola formula y obtener la estadística.
2.- Obtener el numero de ventas realizadas cada año.
En este caso ya es algo mas en forma, la idea es conocer cuantas ventas se han realizado cada año, esto lo lograremos usando la función SUMAPRODUCTO y la función AÑO del punto anterior, sumaproducto es una función matricial, así que podremos analizar y calcular toda la matriz en una sola celda.
=SUMAPRODUCTO((AÑO($A$1:$A$716)=$F2)*1)
Si observas la formula, se ve muy simple, pero realmente es muy poderosa, esta analizando toda la matriz de las fechas y obtiene el año de cada una, después compara cada uno de ellos con el año de la columna F, cuando el año coincide, la formula devuelve un verdadero, si no coincide devuelve un falso, finalmente multiplicamos por 1 para convertir los verdaderos en 1 y los falsos en cero, de ese modo, sumaproducto puede sumar todos los 1, que corresponde a cada registro que es del año buscado.
3.- Porcentaje del numero de ventas en relación al numero total de ventas realizadas.
En un registro de ventas podemos tener ventas de distintos años, como se vio en el caso anterior, obtuvimos el numero de ventas del año, en este caso es algo similar, se obtiene el numero de ventas y después eso se divide entre el numero total de registros de la base de datos, de ese modo obtenemos el porcentaje de ventas que representa a cada año en relación al total.
=SUMAPRODUCTO((AÑO($A$1:$A$716)=$F2)*1)/CONTARA($A$1:$A$716)
Al ver la formula podemos observar que es prácticamente la misma que el caso anterior, simplemente dividimos entre el numero total de ventas registradas, para obtener ese dato usamos la función CONTARA, esta cuenta cada celda que no este vacia en el rango especificado.
4.- Suma de ventas anuales
Este caso es similar al conteo, del mismo modo se analiza cada fecha para obtener el año correspondiente, después se compara con el año que ponemos en la columna F, pero en este caso, si el año coincide, se debe sumar la cantidad que representa el importe de la venta.
=SUMAPRODUCTO((AÑO($A$1:$A$716)=$F2)*$C$1:$C$716)
La formula se muy sencilla, pero así de fácil obtenemos la suma de ventas de un año, no importa si en la base de datos hay registros de distintos años y si en el registro no esta ingresado el numero del año, esta formula lo hace basado en la fecha y compara todos los registros, si el año coincide, entonces suma el importe de ese registro, todo en la misma formula.
5.- Obtener el porcentaje del importe de ventas anuales.
Aquí es simplemente usar la misma formula anterior y dividir su resultado entre la suma total de ventas que se han registrado.
=SUMAPRODUCTO((AÑO($A$1:$A$716)=$F2)*$C$1:$C$716)/SUMA($C$1:$C$716)
Poder obtener porcentajes es una estadística muy importante, en este caso eso es algo sencillo con esta formula, puedes obtener esa estadística para cada año en un instante con esta sencilla formula, básicamente esta sumando las ventas del año correspondiente y después solo divide ese resultado entre la suma global de ventas usando la función SUMA.
