Curso de Excel parte 2 – Filtro Avanzado

Continuamos con el curso de excel, en esta ocasión veremos como generar reportes de manera rápida y automatizada con el uso de la función de filtro avanzado. ( Aquí puedes ver la primera parte de este curso )

Al trabajar con bases de datos, una de las tareas o procesos que normalmente se requieren en el manejo de plantillas de contabilidad, es la generación de reportes o extracción de cierta información de estas bases de datos, esa información debe cumplir con ciertos criterios, de ese modo por ejemplo, podemos extraer todos los registros de ventas que haya de un cliente especifico, o de un vendedor en particular.

Al final de cada post de este curso, dejare el enlace para descargar el archivo actualizado con cada ejercicio.

Procedimiento para aplicar filtro avanzado

1.  Posicionarse en la hoja donde se debe generar el reporte ( recomiendo una hoja que no sea la base de datos ).
2. Definir las celdas que se usaran como criterios ( se pone el nombre de campo de la base de datos que se usara como criterio y abajo se pone el criterio… ejemplo, si se usara la columna de vendedores como criterio, se debe poner el nombre de rotulo de esa columna, que puede ser Vendedores… y abajo se pone el nombre del vendedor que debe filtrarse.
3.  Click en el la ficha Datos.
4.  Click en avanzadas o filtro avanzado.
5. Click en copiar a otro lugar
6. Click en rango de la lista / ir a la hoja de la base de datos y seleccionar todos los datos incluyendo los rótulos de columna.
7. Click en rango de criterios / seleccionar el rango de criterios que se definió en el punto 2 ( las dos celdas )
8. Click en copiar a: / seleccionar la primera celda donde deben pegarse los datos
9. Aceptar

El reporte al instante.

Como se ve en las imágenes, al seguir ese proceso, automáticamente se genera la lista de todos los registros que cumplen con el criterio que se ha especificado.

Como generar el filtro avanzado solo al presionar un botón… con macro…?

Al desarrollar el procedimiento anterior, se genera el reporte de datos que cumplen con el criterio, pero podemos ir unos pasos mas adelante, esto con el fin de automatizar aun mas la generación de reportes, la idea es no tener que repetir todos los pasos y solo cambiar los criterios cuando sea necesario.

Para lograr esto, es necesario programar una macro que haga ese trabajo, pero no te preocupes si aun no sabes programar en VBA…Excel tiene una función que te permite grabar un procedimiento y genera el código VBA que repetirá ese proceso cuando tu lo decidas.

1. Seleccionar la hoja donde debe generarse el reporte.
2. Click en la ficha programador o desarrollador.
3. Click en grabar macro.
4. Repetir los pasos del 1 al 9 mencionados en lineas arriba para aplicar el filtro.
5. Click en la ficha programador o desarrollador.
6. Click en detener grabación.

Con ese procedimiento logramos generar el código de la macro sin saber programar, ese código es el que repetirá esa tarea de generar el reporte por nosotros.

Como ejecutar la macro con un boton…?

Esa parte también es muy simple, la idea es que se pueda generar el reporte solo con un click.

1. Click en la ficha programador o desarrollador.
2. Click en en el botón ( control de formulario ).
3. Dibujar el botón en la hoja.
4. En la ventana que se abre, seleccionar la macro que hemos generado y aceptar.
5. Cambiar el texto del botón por el que se desee.

Ahora podemos cambiar el criterio para el reporte y simplemente damos click en el botón para generarlo automáticamente, de ese modo evitamos tener que hacer todo el proceso que se describe al inicio para generar el filtro avanzado.

Se puede aplicar filtro avanzado con mas de 1 Criterio…?

La respuesta es si, esto le da una gran versatilidad a esta opción para generar reportes rápidamente.

Opción 1 .- Poner dos criterios en la misma columna, esto se usa cuando se desea obtener información en base a dos criterios bien definidos, un ejemplo seria obtener las ventas de dos vendedores en particular.

Opción 2.- Generar reporte en base a un rango de criterios… por ejemplo, obtener las ventas que estén en un rango de 2 mil y 5 mil pesos.

Si observamos los dos casos… en el primero los criterios se ponen hacia abajo, ese caso es cuando los criterios son exactos, esto es el criterio en si no tiene ninguna condición, en el segundo caso se coloca dos veces el rotulo de columna, esto se hace en columnas contiguas, esto se usa cuando se va a utilizar mas de un criterio que en si tiene alguna condición, como en el caso de la imagen se ve que el importe debe ser mayor de 2 mil pero menor de 5 mil, osea que el criterio como tal esta condicionado.

En futuros ejemplos vamos a ir un poco mas a fondo en el caso de generación de reportes con filtro avanzado, en este momento la idea es que comiencen a practicar los ejemplos y hagan sus propios experimentos.

Nos vemos en la próxima entrega.