Con esta entrega doy inicio con este curso de excel, aunque esta enfocado en aplicaciones contables, el mismo conocimiento se puede aplicar en otros ámbitos, en este caso comenzare con una introducción a los puntos que considero mas importantes cuando se trabaja con la hoja de microsoft excel.
1.- Bases de Datos
2.- Diseño de Formatos ( Plantillas )
3.- Formulas y Funciones.
Vídeo de introducción al curso de excel.
Link de descarga al final del post
Bases de datos
Como se indica en el vídeo, el manejo de bases de datos en excel es una de las tareas mas comunes, el problema viene cuando se da mal uso de la hoja de calculo para mantener una base de datos, el error mas común es pretender desde el inicio tener un formato de reporte y base de datos a la vez, registrar mas de una base de datos en la misma hoja, poner una hoja para cada empleado, agregar una hoja para cada día, cada semana o mes.
En cambio, la forma correcta resulta ser mucho mas simple, solamente es necesario ponerle un nombre a la hoja que identifique el tipo de datos que se almacenaran, por ejemplo, si vas a registrar ventas, simplemente se le pone bdventas a la hoja, con eso sabemos que es una base de datos de ventas, es solo por poner un ejemplo de nombre de hoja, obviamente puedes poner el que desees siempre que identifique claramente lo que se registrara en la hoja, después solamente tienes que definir los nombres de campos de tu base de datos y ponerlos en la primera fila de la hoja.
Posteriormente es tan simple como registrar los datos respetando la estructura de base de datos que se ha asignado al poner los nombres de cada campo en la primera fila.
Diseño de Formatos o Plantillas.
Otro de los usos mas comunes de una hoja de calculo de excel, es el diseño de formatos o plantillas, recibos, comandas, facturas, remisiones, etc, etc.
Este punto es muy importante ya que prácticamente en todo campo laboral es necesario el diseño de plantillas o formatos para facilitar el trabajo diario o presentación de información y documentación impresa.
Como ejemplo tenemos una factura, se que a muchos les resulta un dolor de cabeza el tener que diseñar una plantilla en excel, pero como se ve en el vídeo, usando la técnica de la cuadricula pequeña, ese proceso resulta realmente sencillo.
Formulas y Funciones.
La parte de formulas y funciones de excel son la parte fuerte de esta hoja de calculo, de echo esto representa un autentico dolor de cabeza para muchos usuarios, pero si realmente quieres sacar provecho de excel y hacer que trabaje para ti en lugar de simplemente teclear toda la información para darle una presentación, es de vital importancia que domines estas funciones y formulas.
Algo muy importante a la hora de trabajar con funciones de excel, es consultar la ayuda de cada función que necesites, en el vídeo se explica como ir a la sección de funciones y verificar cada una de sus categorías, puedes seleccionar una categoría y una función, excel te da la información de esa función y de echo puedes ir a la sección de ayuda para esa función, de ese modo podrás ver su definición, su sintaxis y un ejemplo practico de la misma.
Finalmente viene la parte mas importante para poder aprender a dominas las formulas y funciones de excel, la practica, la practica hace al maestro, si realmente deseas hacer que excel haga el trabajo duro por ti, es super importante que practiques las formulas.
En la segunda parte de este curso de excel, estaremos viendo algunos ejemplos del uso de formulas y funciones que nos ayudan a trabajar con bases de datos y formatos o plantillas.
