En las hojas de calculo de contabilidad y cualquier manejo de bases de datos, el uso de filtro avanzado en excel es muy importante para la generación de consultas o reportes, el poder generar reportes personalizados es realmente muy necesario para poder tener flexibilidad en el manejo de la información
El filtro avanzado es de gran ayuda cuando tenemos bases de datos con información muy variada y si necesitamos ver exclusivamente datos que cumplan con ciertos criterios este filtro nos ayudara enormemente.
La verdad es que su uso es muy fácil de comprender y estoy seguro que rápidamente lo dominaran y comenzaran a disfrutar de esta opcion para manejar sus datos.
Antes de comenzar a ver los detalles de su uso, me gustaría comentar un problema que regularmente me encuentro con muchos usuarios de excel, particularmente con el manejo de bases de datos.
A menudo me encuentro que al hacer los formatos para el manejo de su información, no usan un formato que realmente sea de una base de datos.
Simplemente tenemos que poner cada campo en una columna, y me refiero a todos los campos, cada campo representa un elemento de cada registro que se deba hacer…
N. DE EMPLEADO……..NOMBRE……….DIRECCION…….DEPARTAMENTO…..PUESTO……SUELDO
de ser posible manejaremos esto en la primera fila, el error mas común es pretender manejar los campos de manera vertical en una columna o manejar campos tanto en columnas como en filas..
ejemplo..
VENDEDOR………..01/01/2010…….02/01/2010…….03/01/2010…………TOTAL
JUAN
MANUEL
MARIA
correcto..
VENDEDOR……….IMPORTE DE VENTA…………..FECHA
al hacerlo de esta manera nos da la posibilidad de una variedad de cálculos, búsqueda de información o filtrar registro, excel tiene las suficientes funciones como para hacerlo.. por ejemplo para sumar las ventas de un empleado podemos usar la función SUMAR.SI(), y esto lo podemos hacer en una tabla por separado donde solo veremos el nombre del empleado, incluso podemos sumar sus ventas de un determinado mes usando esta misma función…
he decidido ver este punto ya que es importante para poder usa el filtro avanzado de una manera eficiente..
bueno pues comencemos…
el filtro avanzado lo podemos aplicar dentro de la misma hoja donde tenemos los datos o fuera de esta..
lo primero que debemos hacer es especificar los criterios que usaremos, estos criterios deberán ser tomados de los campos de la misma base de datos, incluso podemos usarlos todos, los podemos poner en cualquier parte de la hoja y solo necesitamos que debajo de los campos de criterio quede por lo menos una linea vacía para introducir los criterios…
podría ser así..
como vemos en la celda A2 hemos puesto un criterio, si ejecutamos el filtro, en la base de datos deberá mostrar los datos que cumplan con se criterio el nombre…
para esto vamos menu datos/filtro/filtro avanzado y debemos poner las opciones con los rangos como en la imagen sig..
