Calcular saldo disponible de bancos es una tarea delicada, no es que sea difícil, sino que seria un desastre cometer un error al obtener ese saldo del que realmente se puede disponer y luego girar cheques o transferencias. Así que he comparto una pequeña aplicación para calcular saldo disponible de bancos en excel.
He desarrollado varias aplicaciones contables en excel que en este momento están disfrutando cientos de usuarios, aunque esta vez es una aplicación pequeña, estoy seguro que será de gran ayuda.
Lik de descarga al final del post
Nuevas Funcionalidades:
- Adaptado para programación de pagos.
- Agregar nuevas cuentas.
- Se puede agregar concepto del pago.
- Puede seleccionar la forma de pago desde una lista.
- Puedes seleccionar el beneficiario desde una lista desplegable.
- Al agregar un registro, automáticamente el estatus aparece como Pendiente.
- Al actualizar el estatus a “Pagado”, automáticamente se pone la fecha actual.
Siempre he visto como la mayoría de las personas que tienen esta tarea de obtener saldos disponibles, le dedican demasiado tiempo. Se que es algo muy importante que no se puede tomar a la ligera, así que es necesario revisar bien el calculo, pero en la mayoría de los casos se invierte mucho tiempo porque no se calcula de una manera eficiente.
Si haces una copia de la hoja para calcular el saldo disponible de cada día, estas perdiendo tiempo, realmente no es necesario tener una hoja para cada día, se puede hacer en una sola hoja y en otra obtener los saldos de cada cuenta.
La forma correcta de calcular saldo disponible de bancos en excel.
1.- Realizar el registro de cheques girados en una sola hoja
Se por experiencia que muchos usuarios no se resisten a la tentación de separar casi todo en distintas hojas, una hoja para cada cuenta, una hoja para cada día, etc,
Pero como ya he comentado en otros casos, eso suele ser un error en la mayoría de los casos, y en este no es la excepciona, es mucho mejor registrar todos los cheques en una sola hoja, no importa si son de diferentes cuentas.
La razón es que eso facilita cualquier calculo que se deba hacer con esa información, si la tienes regada por todos lados se vuelve un verdadero problema, en cambio, si esta toda en una hoja, es muy sencillo realizar cálculos y reportes.
La clave esta en poner una columna para cada dato que compone a cada registro, en este caso, el numero de cuenta o alias de cuenta identifica a cada registro, así que es necesario poner una columna donde se pondrá el numero de la cuenta.
Otro dato importante es el estatus de cheque, si esta en transito o cobrado, así que debemos asignar una columna donde indicaremos si el cheque esta en transito o cobrado.
En esa imagen se puede observar como se ponen los nombres de campo en la primera fila, uno por cada columna, esa es la forma correcta de estructurar una base de datos.
2.- Calcular saldos en otra hoja
Obtener cálculos o reportes en otra hoja también es una buena practica, no es estrictamente necesario que el propio calculo se haga en la misma hoja donde se registran los movimientos. En este caso tenemos una hoja extra donde simplemente tenemos la lista de cuentas, saldo del banco, suma de cheques en transito y finalmente el saldo real disponible.
Cada día debes actualizar la columna B “Saldo Banco”, seria el saldo que obtienes de la pagina del banco.
De igual forma, esta misma hoja sirve como base para las cuentas que aparecen en la lista desplegable de la hoja de registros, me refiero a que cuando una nueva cuenta se agrega en esta hoja, esta aparecerá automáticamente en la lista desplegable cuando se hace un registro en la base de datos.
Como se muestra en el vídeo, es sumamente sencillo y rápido calcular el saldo disponible en tus cuentas de bancos, sin líos y complicaciones, espero que la disfrutes.