Las referencias estructuradas nos ayudan a trabajar de una manera mucho mas fácil e intuitiva con los datos de una tabla de excel, esto es porque al utilizar formulas, estas hacen referencia a una tabla, ya sea a la tabla completa o parte de ella, son muy convenientes ya que los rangos usados en las formulas se van ajustando automáticamente a menudo que la tabla se va cargando con nuevos datos, esto significa que no tenemos que ajustar los nombres de rango de manera manual.
¿ Porque es mejor trabajar con referencias estructuradas que con referencias normales de excel ?
Una formula que trabaja con un rango normal se vería así…
=SUMA(B2:B10)
Una formula con referencia estructurada se ve así.
=SUMA(ventas[importeventas])
Aunque la formula con referencia estructurada es mas grande, en realidad es mas simple y solo a la vista sabemos de que se trata, esto es porque vemos que hace referencia a la tabla llamada ventas y a la columna llamada importeventas, al usar la función SUMA, estamos sumando la columna de importeventas de la tabla ventas.
Componentes de una referencia estructurada.
1.- El nombre de la tabla.
El nombre de tabla debe definir el tipo de datos que esta contiene.
2.- Especificador de columna.
Al momento de crear ta tabla de excel, automáticamente se generan los nombres de columna tomando como referencia los encabezados de cada una.
3.- Especificador de elemento especial.
Con esto podemos hacer referencia a una parte especifica de la tabla, como puede ser la fila de totales.
Un ejemplo de referencia estructurada.
Tenemos una tabla de excel en la que se registran las ventas por vendedor y sus comisiones.
Originalmente una tabla es en realidad un rango normal de excel, así que es necesario convertirlo en tabla, esto ya lo vimos en el tema anterior… Tablas de excel.
El procedimiento es muy simple, solamente seleccionamos cualquier parte del rango que ya tenemos y que deseamos convertir a tabla de excel, luego presionamos CONTROL+T, marcamos la opción “La tabla tiene encabezados” y aceptar.
Luego de esto el rango se convertirá en tabla de excel y se vera como en la imagen siguiente.
Para este ejemplo en particular, se agrego una nueva columna a la tabla “comisión”, en esa columna pusimos una formula en la primera fila =D5*$C$2 , al dar enter, esa formula se aplica automáticamente a todas las demás filas de esa tabla.
Caso 1.- Queremos obtener la suma de ventas del Vendedor3.
Para esto debemos usar la función =SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
El argumento de rango se define con: ventas[Nombre]
El criterio seria: B3
Rango de suma: ventas[Nombre]
La formula completa queda asi: =SUMAR.SI(ventas[Nombre],B3,ventas[Importe])
Como vemos es muy simple…ventas[Nombre]… con eso le decimos a excel que debe buscar en la columna de nombre en la tabla de ventas, B3 es la celda donde ponemos el nombre del vendedor a buscar, ventas[Nombre] se refiere a la columna donde están los importes de la tabla que deben usarse para la suma.
Caso 2.- Obtener la suma de comisiones del Empleado3.
En este caso se aplican los mismos criterios, solo debemos cambiar el nombre de la columna que debe sumarse.
Caso 3.- Sumar el total de ventas.
Aquí queremos sumar toda la columna de ventas, aunque se puede obtener si activamos la opción de “fila de totales”, es posible que se requiera obtener la suma en otra hoja o celda, para esto usaremos la formula: =SUMA(ventas[Importe])
Para sumar la columna de comisión solo debemos cambiar el nombre de columna… =SUMA(ventas[comisión])
Resumen.
El uso de tables de excel y referencias estructuradas pueden ayudar enormemente a reducir la carga de trabajo, esto es porque la tabla maneja la información de manera integral, esto permite aplicar formatos y formulas de una manera muy intuitiva, hacer referencia al nombre de la tabla y a la columna o fila que se requiera.
Se que al inicio puede ser un poco complicado adaptarse a realizar las formulas con referencias estructuradas, esto se debe básicamente a que estamos acostumbrados a trabajar con rangos normales de excel, pero todo es cuestión de practica.
Espero que este tema les sea de ayuda, pronto estaremos publicando mas al respecto.