El control de caja es un Formato Contable muy habitual en cualquier empresa o negocio, en muchas empresas se reduce a algo llamado Caja Chica, que es usado para gastos y pagos menores, pero en la mayoría de los negocios representa la parte fundamental en el control de los ingresos y egresos, así que ahora te enseñare un método para el control de caja en excel mediante el uso de formulas.
Es importante destacar que este método es genérico, la idea es que te sirva de guía y puedas hacer las adaptaciones de acuerdo a las necesidades especificas de tu negocio o empresa.
Actualización 31-10-2023
- Ahora en el registro puedes seleccionar desde una lista los nombres de Cliente, Proveedor y Conceptos.
- Puedes agregar nuevos Clientes, Proveedores y Conceptos y aparecerán en las listas desplegables.
- En el Reporte, puedes filtrar por criterio de Fecha, Cliente o Proveedor y Concepto.
Registro de movimientos
La mejor opción para el registro de los movimientos es hacerlo en una sola hoja, esto facilitara los procesos que se generan en base a esta informacion, en este caso me refiero a los reportes y cálculos posteriores.
Definir nombres de rango
Al usar formulas sera necesario hacer referencia a ciertos rangos, en este caso la mejor opción sera definir nombres específicos que identifiquen esos rangos.
Para esto te sugiero ver el ejemplo que publique para definir listas y rangos dinámicos.
Esta parte es de gran importancia ya que esos nombres de rango hacen mas fácil la identificación de los datos al momento de programar las formulas, esto porque el nombre de rango te deja en claro el tipo de datos al que estas haciendo referencia, lo cual es difícil cuando lo haces de la manera regular.
Determinar saldos diarios de caja
Poder obtener saldos diarios es importante, para esto usaremos la función SUMAPRODUCTO.
De acuerdo a la imagen, he definido solo algunos dias para obtener su saldo, evidentemente esto no tiene que ser así, tu puedes definir la lista de dias que desees, siempre que sea a partir de tu primer día de operaciones.
Obtener saldo inicial
Primero debemos obtener el saldo inicial con la siguiente formula.
=SUMAPRODUCTO((FechaReg<A5)*IngresosReg)-SUMAPRODUCTO((FechaReg<A5)*EgresosReg)
Con esa formula obtenemos el saldo que quedo en el día anterior respecto al primero que se ha definido en la tabla, básicamente se suman y restan los ingresos y egresos que correspondan a todos los dias anteriores.
Suma de ingresos del día
=SUMAPRODUCTO((FechaReg=$A5)*IngresosReg)
Suma de egresos del día
=SUMAPRODUCTO((FechaReg=$A5)*EgresosReg)
Saldo
=$B$2+B5-C5
en esa formula se suma el saldo inicial mas ingresos menos egresos, pero para los siguientes dias se usa el resultado de esa formula como sigue.
=D5+B6-C6
Saldos Mensuales
En este caso igual debemos obtener el saldo inicial, que debe ser el saldo del año anterior, puesto que iniciamos en enero de x año.
=SUMAPRODUCTO((AÑO(FechaReg)<B3)*IngresosReg)-SUMAPRODUCTO((AÑO(FechaReg)<B3)*EgresosReg)
Si vemos en la imagen, hay una celda donde ponemos el año, en la formula se hace referencia a esa celda para indicar que se deben sumar los ingresos y restar egresos que correspondan a todos los años anteriores.
Ingresos del mes
=SUMAPRODUCTO((TEXTO(FechaReg,"mmmm")=$A5)*(AÑO(FechaReg)=$B$3)*IngresosReg)
Egresos del mes
=SUMAPRODUCTO((TEXTO(FechaReg,"mmmm")=$A5)*(AÑO(FechaReg)=$B$3)*EgresosReg)
Saldo del mes
=B2+B5-C5
Del mismo modo, para los siguientes meses es la siguiente formula.
=D5+B6-C6
Reporte de Caja con Filtro Avanzado
Aunque puedes aplicar filtros directamente en la hoja de registros, también puedes generar reportes en otras hojas mediante el uso de filtro avanzado.
Para esos casos te recomiendo ver el post que publique hace tiempo para el uso de Filtro Avanzado
Como has podido constatar, no es tan difícil programar tu libro en excel para control de caja con formulas, obviamente con este ejemplo tu podrás darte la idea y adaptarlo a tus necesidades especificas.