Seguimiento de clientes en excel

El seguimiento de clientes es de suma importancia para cualquier empresa o negocio, ya hemos visto la gran ventaja de manejar formatos contables automatizados, es vital que se cuente con información oportuna para la toma de decisiones.

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Si realizas visitas a clientes o tienes personal que las realiza, seguramente te seria de gran ayuda el poder consultar esa información de una manera rápida y eficaz, por ejemplo:

1. Obtener los resultados registrados de la ultima visita a determinado cliente.
2. Encontrar la ultima venta realizada a un cliente especifico.

Es posible realizar un seguimiento de clientes en excel de una manera muy oportuna y eficaz, esto se logra usando formulas que extraen la información requerida basada en uno o mas criterios.

La base de datos

Necesitamos una hoja de registros, esta sera nuestra base de datos para poder extraer cierta información para el seguimiento de clientes.

Definir rangos en la base de datos

Para facilitar el proceso de seguimiento de clientes, es importante definir rangos en la base de datos, esto es con el fin de que en las formulas se haga referencia a esos nombres de rango en lugar de especificar las celdas.

Para definir un nombre de rango simplemente se selecciona el rango deseado y en el cuadro de nombres “justo arriba de A1” se teclea el nombre.

En este caso particular, los rangos serán variables puesto que la base de datos seguirá creciendo, en ese caso es mejor idea generar esos nombres de rango de manera dinámica, para esto te sugiero ver el post que he publicado sobre como generar listas y rangos dinámicos.

Obtener ultima visita a un cliente

Podemos hacer una formula con la que se extrae la fecha de la ultima visita a un cliente, en este caso sera usada una formula matricial.

{=MAX((clientes=B5)*fechas)}

Si observamos, la formula esta entre corchetes, en realidad la formula no se teclea con esos corchetes, se teclea de manera normal iniciando con el signo =, pero al final, en lugar de dar ENTER, presionamos “CONTROL+SHIFT+ENTER”

Al usar la función MAX, la idea es obtener la fecha máxima de los registros para el cliente seleccionado

“clientes” es el rango que se ha definido para la columna de clientes en la base de datos

En “B5” se pone el nombre del cliente del que queremos su ultima visita.

“fechas” es el nombre de rango que se ha definido para la columna de fechas dentro de la base de datos.

Obtener la fecha de la ultima venta a un cliente

{=MAX((clientes=B7)*(importes>0)*fechas)}

Si observamos esta formula, es muy parecida a la anterior, solo que agregamos una condicional “importes>0”, eso es para que la formula tome en cuanta solo los registros que en la columna de importe tenga un numero mayor que 0, es decir, ademas de tomar en cuanta la fecha mas grande en los registros del cliente seleccionado, en la columna de importe debe existir algún importe mayor a 0 para que ese registro pueda cumplir con las dos condiciones y sea considerado como la ultima venta a ese cliente.

Obtener el concepto de la venta en la ultima visita

Así como obtenernos la fecha de la ultima visita, también podemos obtener el concepto de la venta, si es que se dio.

{=INDICE(conceptos,COINCIDIR(B7&C7,clientes&fechas,0))}

De mismo modo estamos usando una formula matricial, en este caso con la función INDICE y COINCIDIR.

“B7” representa el nombre del cliente

“C7” representa la fecha de la ultima venta, la que se obtuvo con la formula anterior

Obtener el importe de venta en la ultima visita.

{=INDICE(importes,COINCIDIR(B7&C7,clientes&fechas,0))}

Esta formula para obtener el importe de la venta es igual a la formula anterior, simplemente se cambia el rango “conceptos” por “importes” dentro de la formula.

Obtener los comentarios de la ultima visita o venta.

{=INDICE(comentarios,COINCIDIR(B7&C7,clientes&fechas,0))}

Al igual que en el caso anterior, solo se sustituye la referencia a la columna de donde queremos obtener el dato, en este caso queremos el dato de la columna de “comentarios”

El siguiente vídeo puedes ver con las detalle cada punto de las formulas excel para el seguimiento de clientes.

Como has visto en el vídeo, resulta realmente sencillo el poder obtener información importante sobre las visitas y ventas a clientes.

Las formulas matriciales son muy poderosas para la extracción de información basándose en mas de un criterio, en este caso se obtienen los datos de la ultima visita y la ultima venta, esto solo con el criterio del nombre del cliente.

Con una formula matricial se obtiene la ultima fecha y con eso tenemos ahora dos criterios… ( cliente y fecha ), usando esos dos criterios obtenemos los otros datos registrados en la visita.

Estas mismas formulas pueden ser usadas para otro tipo de registros como son: seguimiento de proveedores, seguimiento de compras, seguimiento de movimientos en almacén  seguimiento de construcciones, etc, etc.

Espero que te sea de gran ayuda, nos vemos en la próxima.