Conciliaciones en Excel – Búsqueda Aproximada

En esta ocasión comparto una forma de hacer conciliaciones en excel, muy útil para conciliacion de bancos . De hecho esto sirve para cualquier conciliación. En el caso particular de las conciliaciones de bancos, se presenta un problema cuando hay demasiados registros . El dato clave para conciliar esta revuelto con mas texto, pero aquí veremos como solucionarlo fácilmente.

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 Datos clave para conciliaciones en excel

En la imagen anterior vemos que en registros contables tenemos la posibilidad de tener por separado el dato clave que identifica a cada movimiento. Pero en los datos del banco no necesariamente es así. Esto porque puede estar acompañado de mas texto. Incluso puede pasar también en nuestros propios registros cuando ponemos el dato clave acompañado de mas texto.

Cuando hablo del dato clave me refiero al numero de Cheque, transferencia, autorización u operación. Ese dato es importante registrarlo en contabilidad. Así nos da la posibilidad de identificar plenamente la operación en el estado de cuenta del banco.

El complemento de búsqueda aproximada para conciliaciones excel.

Pero si queremos ir un paso mas adelante y hacer esas conciliaciones en excel de manera mas automatizada, podemos usar el complemento Fuzzy Lookup o Búsqueda Aproximada. Ese complemento nos da la posibilidad de conciliar o comparar tablas de datos y de ese modo identificar que datos son parecidos.

En este caso esa es la idea en una conciliación de bancos. Si el dato clave esta en la tabla de contabilidad y también en la de movimientos del banco, eso significa que se trata de la misma operación.}

El resultado de la conciliación en excel.

En la siguiente imagen se puede ver el resultado que se obtiene al comparar dos tablas de datos para la conciliación.

Si se observa, el complemento de búsqueda aproximada esta filtrando los registros que tienen alguna coincidencia y los pone lado a lado en columnas separadas. Particularmente en las conciliaciones es muy importante que el dato clave este por separado en una columna de nuestros registros. Esto porque que no tenemos control de la forma en que el banco lo pone en el estado de cuenta.

Así se aumentan las posibilidades de que sea plenamente identificado, aunque también puede funcionar si esta revuelto con otro texto. Pero en ese caso existe la posibilidad de que otro texto en el mismo campo tenga mas relevancia y coincida con otro campo en el estado de cuenta.

Particularidades de este ejercicio.

Cabe mencionar que en este caso me he centrado estrictamente en el dato que se toma como referencia para identifica la operación ( Cheque, Transferencia, Operación, Autorización, etc ). Pero no estoy tomando en cuanta el importe de la operación, la idea es usar este método para identificar registros cuando tenemos problemas usando el método tradicional.

A continuación les dejo un vídeo con las explicación para conciliar bancos en excel con el complemento de búsqueda aproximada.

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