Lista Desplegable en Excel

Una lista desplegable en excel resulta ser de gran ayuda en plantillas contables cuando se necesita seleccionar una opción que corresponde a datos que están agrupados por tener algo en común, un ejemplo de esto seria una lista de nombres de clientes.

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La lista desplegable en excel se puede usar para que el usuario seleccione opciones que le ayuden a llenar un formato determinado, para un buscador que requiere seleccionar un determinado dato clave, en realidad son muchos los casos en que puede ser útil una lista desplegable en excel.

Buscador de Clientes

Queremos hacer un buscador de clientes para que al seleccionar el nombre de un cliente en la lista desplegable, automáticamente nos de los datos relacionados con ese cliente, esos datos están previamente cargados en una base de datos.

Nombre de rango de la lista

Los datos que necesitamos para la lista desplegable están en la columna A de esa base de datos, para poder usar esos datos en una lista, vamos a crear un nombre de rango desde el menú formulas / administrador de nombres / nuevo / ponemos el nombre deseado… en este caso listclientes / y en se refiere a.. pondremos esta formula: =DESREF(bd!$A$2,,,CONTARA(bd!$A$2:$A$1048576)) , con esta formula se evita el problema de tener que reajustar el rango cuando se agregan mas registros en la lista.

También sera necesario nombrar el rango de la base de datos, esto con el fin de usar la función buscarv y así devolver los datos relacionados con el nombre de cliente seleccionado de la lista desplegable, para esto realizamos el mismo procedimiento anterior pero en este caso el nombre sera bdatos y la formula quedara =DESREF(bd!$A$2,,,CONTARA(bd!$A$2:$A$1048576),5) , si observamos hay un 5 al final de esta formula, eso nos indica el ancho de ese nombre, que serian las 5 columnas de la base de datos.

Anclar la lista desplegable a una celda

Ahora debemos ir a otra hoja que servirá como buscador, en esa hoja vamos a poner la lista desplegable y las formulas que nos darán los datos relacionados.

Para crear la lista desplegable hacemos lo siguiente:

1.- Seleccionar la celda donde debe desplegarse la lista.
2.- Clic en menú datos
3.- Clic en validación de datos
4.- En permitir seleccionar la opción “Lista”.
5.- En origen ponemos lo siguiente =listclientes
6.- Aceptar

Si observamos, estamos usando la formula =lisclientes en la validación de datos, anteriormente generamos el nombre listclientes que corresponde a la columna de clientes en la base de datos, así que en esa celda solo se podrán poner los datos que correspondan a esa lista.

Desplegando la lista

De ese modo, cuando seleccionamos la celda donde se ha puesto esa validación, debe mostrarse una flecha en la que podemos dar clic para desplegar la lista.

Formulas para el buscador de clientes

Ahora debemos poner las formulas en las otras celdas para que al seleccionar un nombre de cliente, automáticamente nos de los datos relacionados con este, la formula seria la siguiente para la dirección:
=SI(A2="","",BUSCARV($A2,bdatos,2,FALSO))

Para los siguientes datos se usa la misma formula, solo debemos modificar el indicador de columnas para que devuelva el dato correspondiente , =SI(A2="","",BUSCARV($A2,bdatos,3,FALSO))

Si vemos en esa formula, el indicador de columnas lo hemos cambiado de 2 a 3 , esto es porque el nombre de la ciudad esta en la columna 3 de la base de datos, así que para el estado debemos poner el 4 y para días de crédito ponemos el 5.

Como se puede observar, es realmente sencillo poder hacer un buscador usando lista desplegable en excel, de echo esto mismo lo pueden usar para hacer una formato de factura que funcione de manera automatizada en su llenado.